Ein Protokoll ist ein formelles Dokument, das Informationen über ein Ereignis, eine Sitzung oder eine Diskussion enthält. Es ist eine Zusammenfassung von Diskussionen, Entscheidungen und Handlungen, die während eines bestimmten Treffens oder einer Veranstaltung stattgefunden haben. Das Schreiben eines Protokolls kann eine schwierige Aufgabe sein, aber mit ein paar einfachen Richtlinien kann jeder ein qualitativ hochwertiges Protokoll erstellen. In diesem Artikel werden wir einige wichtige Schritte teilen, die Sie beim Schreiben eines Berichts beachten müssen.
Grundlagen eines Protokolls
Ein Protokoll (auch: Sitzungsprotokoll, Minute oder Vermerk) ist ein schriftlicher Bericht, der die wesentlichen Aspekte einer Besprechung, eines Meetings oder einer Konferenz zusammenfasst. Das Protokoll ist ein wichtiges Dokument für die Aufzeichnung von Entscheidungen, Verpflichtungen und Ergebnissen einer Zusammenkunft. Es kann als Nachweis oder als Informationsquelle für diejenigen dienen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben.
Was ist ein Protokoll?
Ein Protokoll ist ein schriftlicher Bericht, der die wichtigsten Aspekte einer Besprechung oder Sitzung enthält. Es umfasst alle wesentlichen Informationen wie Datum, Ort, Namen der Teilnehmer und eine Zusammenfassung der Diskussionspunkte und Ergebnisse. Es gibt zwei Arten von Protokollen: das Verlaufs- und das Ergebnisprotokoll. Das Verlaufsprotokoll beschreibt den Ablauf der Besprechung, während das Ergebnisprotokoll die wichtigsten Entscheidungen und Ergebnisse dokumentiert.
Warum schreibt man ein Protokoll?
Ein Protokoll ist ein wichtiges Dokument, da es als Nachweis oder als Informationsquelle für diejenigen dienen kann, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben. Es hilft auch den Teilnehmern, sich an die Diskussionen und Entscheidungen zu erinnern. Das Protokoll ist ein nützliches Werkzeug, um sicherzustellen, dass jeder über die relevanten Informationen informiert ist und dass Entscheidungen dokumentiert und verfolgt werden können. Es ist wichtig, dass das Protokoll korrekt und präzise ist, um eine bestmögliche Informationsquelle zu bieten.
Aufbau eines Protokolls
Ein Protokoll ist ein schriftlicher Bericht, der die wichtigsten Punkte oder Entscheidungen einer Sitzung oder Besprechung zusammenfasst. Ein Protokoll ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer an einer Sitzung eine einheitliche Vorstellung von den Ergebnissen haben und um sicherzugehen, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Formelle vs. informelle Protokolle
Es gibt zwei Arten von Protokollen: formelle und informelle. Ein formelles Protokoll wird häufig für formelle Besprechungen oder Sitzungen erstellt, während informelle Protokolle für informelle Besprechungen oder Treffen verwendet werden. Eine formale Sitzung erfordert auch ein formelles Protokoll, während informelle Treffen in der Regel kein formelles Protokoll erfordern.
Bestandteile eines Protokolls
Ein Protokoll sollte die wichtigsten Punkte der Sitzung oder Besprechung enthalten. Dazu gehören die Namen der Teilnehmer, die Absprachen und Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen wurden, und alle im Zusammenhang stehenden Probleme. Ein Protokoll sollte auch Informationen über zukünftige Schritte und Verantwortlichkeiten enthalten.
Ein formelles Protokoll hat in der Regel eine feste Struktur. Es beginnt mit dem Namen und Datum der Sitzung oder Besprechung, gefolgt von der Liste der Anwesenden und der Genehmigung des letzten Protokolls. Danach folgen die Diskussion und die Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen wurden, sowie alle anderen Geschäfte.
Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass das Protokoll klar und prägnant ist, damit alle Teilnehmer eine einheitliche Vorstellung davon haben, was im Meeting besprochen wurde und was als nächstes geschehen muss.
Tipps zum Schreiben eines erfolgreichen Protokolls
Ein Protokoll ist ein wichtiges Dokument, das in der Geschäftswelt und in offiziellen Umgebungen verwendet wird, um die Themen und Ergebnisse von Besprechungen oder Veranstaltungen zu dokumentieren. Es gibt zwei Arten von Protokollen: Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll.
Vorbereitung und Planung
Protokollant ernannt, Vorbereitung durch Hinzuziehen von wichtigen Informationen wie Tagesordnung und Teilnehmerliste, Klare und präzise Agenda
Wortwahl und Sprache
Klare, einfache und präzise Sprache, Vermeidung von umgangssprachlichen Ausdrücken, professionelle Atmosphäre, Tabelle mit Abkürzungen für effizientes Schreiben
Strukturierung und Formatierung
Klare Strukturierung, Hierarchie der Informationen geben, Arbeit mit Diskussionspunkten, Ergebnissen und Namen der Sprecher, Tabellen und Listen für Übersichtlichkeit
Ein Protokoll zu schreiben ist eine wichtige Aufgabe, die gut vorbereitet sein sollte. Es ist wichtig, klar und präzise zu schreiben und eine klare Struktur zu haben, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen dokumentiert werden.
Protokoll-Vorlagen und Beispiele
Ein Protokoll ist ein wichtiger Bestandteil von Sitzungen, Besprechungen oder Konferenzen im beruflichen Umfeld. Es dient dazu, alle besprochenen Punkte, Entscheidungen und Ergebnisse festzuhalten und als Erinnerung oder Informationsquelle zu dienen. Es gibt zwei Arten von Protokollen, das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Das Verlaufsprotokoll beschreibt den Prozess der Diskussionen und Entscheidungen, während das Ergebnisprotokoll nur die wichtigsten Entscheidungen und Schlussfolgerungen dokumentiert. Vor einer Sitzung sollte ein Protokollführer ernannt werden, der sich vorbereitet und plant, wie das Protokoll erstellt wird.
Freie Vorlagen zum Downloaden
Für die Erstellung von Protokollen gibt es viele Vorlagen und Muster, die kostenlos im Internet heruntergeladen werden können. Diese Vorlagen sind hilfreich, um Zeit und Mühe zu sparen, und können an die Bedürfnisse des jeweiligen Protokolls angepasst werden. Es ist wichtig, die Vorlage entsprechend der Art des Protokolls auszuwählen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind. Außerdem können diese Vorlagen auch als Orientierungshilfe dienen, um das eigene Protokoll zu erstellen.
Beispielprotokolle
Beispielprotokolle sind ein großer Vorteil bei der Erstellung von eigenen Protokollen. Sie bieten Einblicke in verschiedene Arten von Sitzungen und Besprechungen und zeigen, wie ein Protokoll angefertigt werden kann. Für die Erstellung eines Protokolls ist es auch hilfreich, sich die Protokolle anderer Sitzungen anzusehen und zu überprüfen, welche Informationen enthalten sind und wie sie präsentiert werden. Es ist jedoch wichtig, dass das eigene Protokoll nicht einfach auf Basis eines Beispielprotokolls kopiert wird, sondern an die individuellen Systeme und Anforderungen angepasst wird.
Häufig gestellte Fragen zu wie schreibt man ein protokoll
Wie ist ein Protokoll aufgebaut Muster?
Ein Protokoll ist ein wichtiger Bestandteil einer jeden Meeting- oder Besprechungsdokumentation. Es dient als schriftliches Abbild des Gesagten und ist somit von großer Bedeutung. Doch wie ist ein Protokoll aufgebaut? Ein Muster kann dabei helfen, die Struktur zu verstehen.
Beim Aufbau eines Protokolls sollte man sich an folgende Schritte halten:
1. Einleitung: Hier wird das Datum, der Ort und die Teilnehmer des Meetings oder der Besprechung erwähnt.
2. Tagesordnung: Die vorbereitete Agenda des Treffens sollte hier erwähnt werden.
3. Protokollant: Die Person, die das Protokoll geschrieben hat, sollte erwähnt und namentlich genannt werden.
4. Zusammenfassung: In diesem Abschnitt wird in kurzen Sätzen das Gesagte zusammengefasst.
5. Beschlüsse: Alle getroffenen Entscheidungen sollten in diesem Bereich des Protokolls aufgelistet werden.
6. To-Do-Liste: Für jede beschlossene Maßnahme sollte eine To-Do-Liste erstellt werden, die die Verantwortlichen und Fristen enthält.
7. Abwesenheit: Falls jemand nicht anwesend war, sollte dies aufgeführt werden.
8. Unterschriften: Alle beteiligten Personen sollten das Protokoll unterzeichnen, um eine rechtsverbindliche Dokumentation sicherzustellen.
Mit einem Muster kann man schnell und einfach ein Protokoll erstellen und sicherstellen, dass alle wichtigen Bestandteile enthalten sind.
Wie sieht ein gutes Protokoll aus?
Ein gutes Protokoll ist ein wichtiger Bestandteil jeder Sitzung oder Besprechung. Es fungiert als offizielles Referenzdokument und hilft den Teilnehmern, sich an wichtige Diskussionsthemen, Entscheidungen und Handlungen zu erinnern. Hier sind einige wichtige Elemente, die in einem guten Protokoll enthalten sein sollten:
1. Überblick: Das Protokoll sollte eine kurze Zusammenfassung des Zwecks und der Ziele der Sitzung oder Besprechung enthalten. Dadurch können die Leser schnell erfahren, was in der Sitzung besprochen wurde.
2. Teilnehmer: Es ist wichtig, die Namen der Teilnehmer aufzulisten und sicherzustellen, dass alle wichtigen Personen anwesend waren. Dadurch wird sichergestellt, dass das Protokoll für alle relevanten Personen zugänglich ist und bleibt.
3. Tagesordnungspunkte: Alle Themen, die in der Sitzung oder Besprechung behandelt wurden, sollten in klarem und prägnantem Stil aufgelistet werden. Dadurch können die Leser schnell die relevanten Diskussionsthemen finden.
4. Entscheidungen und Handlungen: Jede Entscheidung oder Handlung, die während der Sitzung oder Besprechung getroffen wurde, sollte ausführlich beschrieben werden. Dadurch können alle Leser verstehen, welche Aktionen unternommen werden müssen und wer für welche Aufgaben verantwortlich ist.
5. Fristen: Jede Frist oder Verantwortlichkeiten, die während der Sitzung oder Besprechung vereinbart wurden, sollten ausführlich dokumentiert werden. Dadurch können alle Teilnehmer sicher sein, dass sie die vereinbarten Fristen einhalten und die entsprechenden Aufgaben rechtzeitig erledigen werden.
Ein gutes Protokoll sollte in einer klaren, prägnanten und leicht verständlichen Sprache geschrieben werden. Wenn alle wichtigen Elemente aufgeführt sind, wird das Protokoll für die Leser sehr informativ und nützlich sein. Mit diesem Protokoll wird es einfacher sein, alle wichtigen Diskussionsthemen zu verfolgen und alle aufkommenden Aufgaben zu erledigen.
Wie fängt man bei einem Protokoll an?
Ein Protokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Ablauf und die Ergebnisse von Besprechungen, Sitzungen oder anderen Ereignissen festhält. Als Sekretär/in ist es oft Ihre Aufgabe, ein Protokoll zu erstellen. Aber wie fängt man damit an?
Zunächst sollten Sie:
- Den genauen Zweck des Protokolls verstehen
- Wissen, wer an der Sitzung oder Veranstaltung teilgenommen hat
- Notieren, wann und wo das Ereignis stattgefunden hat
Dann können Sie mit der eigentlichen Protokollierung beginnen. Eine Möglichkeit ist es, eine strukturierte Tabelle zu verwenden, in der jeder besprochene Punkt und die zugehörigen Entscheidungen aufgeführt sind. Alternativ können Sie auch einen Fließtext erstellen, in dem Sie den Ablauf und die Ergebnisse bis ins Detail beschreiben.
Egal, welche Methode Sie wählen:
- Behalten Sie immer die Zielgruppe des Protokolls im Auge
- Verwenden Sie klare und präzise Sprache
- Notieren Sie nur Fakten und lassen Sie persönliche Meinungen weg
Denken Sie daran, dass ein Protokoll ein offizielles Dokument ist und daher genau und akkurat sein muss. Mit einer sorgfältigen Vorgehensweise am Anfang können Sie sicherstellen, dass das Protokoll am Ende ein genaues Abbild des Ereignisses ist.
Hallo meine lieben Leser,
als Spezialist für praktische Tipps und Tricks im Alltag möchte ich euch heute dabei helfen, ein erfolgreicher Protokollführer/in zu werden. In meinem neuesten Artikel habe ich alles Wissenswerte zum Thema Wie schreibt man ein Protokoll? zusammengefasst. Angefangen von den Grundlagen eines Protokolls bis hin zu Tipps zum Schreiben eines erfolgreichen Protokolls, bekommt ihr einen umfassenden Überblick. Auch Protokoll-Vorlagen und Beispiele dürfen in meinem Artikel nicht fehlen. Für weitere nützliche Informationen zum Alltag besucht gerne meinen Blog: WieMachtManDas.
Viele Grüße, euer Lukas Fischer.
